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          經常聽到有人說:領導老是變想法,文件是改了又改,工作越堆越多,忙不過來了,真煩;領導突然問我某事完成進度及完成結果,總是搞得我手忙腳亂。做為下屬的你,遇到類似狀況可能說明你有一件事情沒有做好,那就是匯報。匯報工作,并不是向自己的領導打小報告,而是向你的領導反饋問題,讓其了解其進展及結果,及時及時糾偏并安排后續任務,加快問題處理速度及辦公效率。
          管理界流傳著這樣的一句名言:下屬的匯報永遠不能達到領導的期望。一般地,做領導的總是為不知道員工在做些什么而煩惱。而及時的匯報,領導就可以隨時了解工作的進度,從而抓住工作的重點和問題所在,及時做出相應的調整,以防止出現失之毫厘,廖以千里的錯誤出現。
           那些平時不喜歡匯報工作的員工,是因為害怕領導知道他一事無成,盡量將報告量維持在最小限度;或是自以為是地認為報告只是一種形式,毫無價值,覺得寫報告的日報或報告書很麻煩。有些員工因為寫了差勁的報告而被領導指責,從此,連該報告的事也默不吭聲了;最糟糕的是,因為討厭領導,所以故意不主動提出報告,并把這當做反抗領導的武器。
          
      當然,有些員工的確不善于匯報工作,雖然他的工作可能做得不錯。那么這類員工應該認識到匯報工作是工作的一部分,并且是至關重要的一部分。
         
      通常,越早學會主動匯報工作,也就越能夠早些引起領導的注意,獲得晉升的機會。
          那么如何做好匯報呢,我從以下幾方面向大家進行介紹:
       
      一是了解匯報形式:
          根據工作任務的重要和緊急程度,匯報分為口頭匯報與書面匯報。
      口頭匯報不拘泥于形式,主要適用于匯報某項工作的進度情況或非重要工作結果,體現匯報及時性。
           
      書面匯報一般采用A3,報告或幻燈片格式進行匯報,主要適用于匯報重要工作或匯報內容較多的情況,體現匯報的重要性和條理性。
      二是把握匯報時機:
           
      員工應該遵循這樣一個原則:盡量在領導提出疑問之前主動匯報,即使是要很長時間才能完成的工作,也應該有情況就報告。領導是否認為工作是按計劃進行的?如果不是,還要作出什么調整?這樣,在工作不能按原計劃達到目標的情況下,應盡早使領導知道事情的詳細經過,就不至于被責問了。
      主動匯報要把握三個原則:1)完成工作時,立即向上司匯報;2)工作進行到一定程度,必向上司匯報;3)預料工作會拖延時,要及時向上司匯報。
      進行口頭匯報,要選擇領導工作閑暇時間,避免在領導情緒不佳或工作繁忙時匯報,以使領導有精力能聽取你的匯報并給予指導。
           
      進行書面匯報,要提前跟領導做好溝通,確定匯報時間,使雙方都做好充分準備。
      三是調整匯報心態:
          1.
      必須消除怕的心態,不敢面對主管,害怕領導的指責與批評。尤其當出現問題或錯誤時,任何下屬的成長都離不開領導的教育,在匯報時也難免出現分歧與偏差,如果只是一味的回避或逃避,并不能解決問題,同時也不利于自我成長。只有抱著&ldquo;對了,當然更好;錯了,想辦法糾正&rdquo;的心態,真實面對,才能不斷成長。
      要敢于及時匯報不好的消息。對不好的消息,越早匯報越有價值,因為有利于企業的消息及早采取相應的應對策略以減少損失有。如果延誤了時機,就可能鑄成無法挽回的大錯。報喜不報憂,這是多數人的通病,特別是失敗是由自己造成的情況下。實際上,碰到這種情況,就更加不能隱瞞,隱瞞只會造成更加嚴重的后果。
        2.必須消除無所謂的心態,總是認為自己的工作主管都知道,也沒有什么好溝通的,主管又很忙,去麻煩他很不好意思;或者認為這點芝麻大的事,算了,說了也不會有什么用的。這些想法是不可取的。事情是否重要,應由領導來作判斷,員工的義務是據實匯報,即使是不怎么重要的事情,也要詳細匯報,有些事在員工看來是小事,但對領導來說,卻極有可能相當重要的線索。有些員工就是因為工作匯報時過于疏忽大意,使領導沒有了解到相關的重要線索,結果影響了正確決策。
           
      決策上的取舍是領導的責任與義務,至于下屬,應該做好的是詳細地匯報工作。這樣,領導才會對你感到放心,并對你委以重任;而那些懶于向領導匯報工作的員工,就只能眼睜睜地看著成功的機會落到別人的身上了。
          3.
      要保持良好的心態,能適度的原諒和忍耐。在匯報工作時若與上司出現認識上的分歧,適當的原諒和忍耐是很有必要的,這有利于工作的順利進行。如果因為一點小小的分歧而發泄自己的情緒,將會影響兩人的工作關系,進而造成私人關系的緊張。
          忍耐只是一種權宜之計,不是一味地忍讓,忍耐是一種克制。它需要與適當的據理力爭結合起來。與上司就某事據理力爭的時侯,一定要注意場合、地點,還要注意措辭,明確你的態度,不要操之過急,更不要激怒上司。
      四是掌握匯報技巧:
          1.
      匯報工作時也不是從工作過程按順序地說到結果,最好能先講結果。因為領導每天的工作很多,你應為他節省時間。如果你先講出一大堆理由來,等領導不耐煩地擺擺手說&ldquo;簡單點兒&rdquo;,你再把結論說出來,不僅使你顯得很難堪,而且領導也會認為&ldquo;這人太另羅嗦,做事不利索&rdquo;。特別是當工作失敗時,先說工作失敗了,然后再說明失敗的原因,這樣領導才不會把失敗的責任全推到你頭上。因為領導首先想知道的是事情的結果,至于失敗的原因可在結論說出后慢慢解釋。因此,同樣是失敗,先說與后說,給領導的印象會截然不同。
          2.
      匯報工作最重要的是提出解決問題的方案而不是簡單地提出問題。要記住,匯報問題的實質是求得領導對你的方案的批準,而不是問你的上司如何解決這個問題,否則事事上司拿主意,要下屬還有什么意義呢。我們去找領導匯報工作時要準備多套方案,并將它的利弊了然于胸,必要時向領導闡述明白,并提出自己的主張,然后爭取領導批準你的主張,這是匯報的最標準版本。如果你進行的總是這樣的匯報,相信你離獲得晉升已經不遙遠了。
          3.匯報工作的時間不可過長,一般以10分鐘以內。
      匯報工作,要揀重要的內容匯報給你的領導。突出你所匯報的問題,如工作所遇到的困難、阻力等。首先,做什么事情都要明確目的,匯報也是同樣的。無論是聽匯報還是做匯報,這個目的都要明確。明確了目的就像有了一個中心,所有的話都會圍繞著這個中心去展開。這樣不容易偏離自己的初衷,領導在聽的時候也心中有數。匯報內容如果比較多要注意條理和順序。分條分項的敘述更容易讓人接受和理解,匯報人思路也會清晰,更不容易遺漏什么內容。這有一個匯報內容先后的順序問題。那么匯報人就應該了解聽匯報的人他關心的是什么,把這樣的事情先行匯報出來。就好像我們買東西的時候要的并不是包裝,抓住聽匯報人所關心的部分,達到事半功倍的效果。
          4.
      匯報工作要嚴謹。在工作報告中,不僅要談自己的想法和推測,還必須說出正確無誤的事實。如果報告時態度不嚴謹,在談到相關事實時總是以一些模糊的話語,如&ldquo;可能是&rdquo;、&ldquo;應該會&rdquo;等來描述或推測的話,就會誤導領導,不利于領導作出有產而正確的決策。所以在表明自己意見的時候,最好明確地說&ldquo;這是我的意見&rdquo;,以便給領導留下思考空間,這樣對已對領導都會大有裨益。
      最后留給大家一個課題:
          優秀員工在匯報工作時,還要爭取通過&ldquo;電梯測試&rdquo;。這也是世界眾多企業對員工匯報工作的要求。
         你不妨設想,在某幢摩天大廈里,美國一家世界500強企業的駐華公司的十幾位高層主管正圍坐在會議桌旁。他們今天要從最后的三家咨詢機構中選擇其中一家作為他們公司未來幾年在華業務發展的咨詢合作伙伴。而你則代表你所在咨詢公司在這個重要會議上作為&ldquo;競標&rdquo;發言人。一切均已準備好了,只差該跨國公司的總裁沒到了。
        這時,會議室的門開了,總裁大踏步走進來,面露笑意地對大家說:&ldquo;伙伴們,很抱歉,我今天沒辦法參加這個會議了??偛堪l來急電讓我過去參加一個緊急會議,我必須現在就走。&rdquo;
        然后,他跟你打了個招呼,征詢你:&ldquo;我們一起下樓,好嗎?我們可以在電梯里談一下&rdquo;。你感到這可能是這家公司作出決策前,你最后一次見到該總裁了,乘電梯下去大概需要30秒種,也就是在這30秒鐘之內,你必須將自己公司意圖和解決方案推銷給總裁。想一想,你是否具備了這種能力?

      2012年12月22日

      007.如何做工作匯報
      009.如何給領導匯報工作易被賞識

      008.如何做好匯報

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